Mga Larawan sa Portra / Getty
Karamihan sa mga samahan na mayroong higit sa isang bilang ng mga tao ay kailangang magkaroon ng isang malakas na diskarte sa komunikasyon para sa parehong panloob at panlabas na komunikasyon. Kung ito ay mga abiso tungkol sa mga pagbabago sa patakaran, pang-araw-araw na pamamaraan, o anumang bagay sa ilalim ng araw, ang mga empleyado ay kailangang malaman tungkol sa mga mahahalagang bagay.
Kasama rin dito ang pagbuo ng isang plano para sa isang paglipat ng opisina at pagbuo ng isang gumagalaw na checklist.
Habang maaari mong isipin na maraming mga hakbang sa pagpaplano sa isang paglipat ng opisina na wala kang oras upang isaalang-alang ang mga komunikasyon, kailangan mo talagang kumuha ng isang araw o dalawa upang lumikha ng isang matatag na diskarte na magpapanatili sa kamalayan ng parehong mga empleyado at iyong mga kliyente ng paparating na mga pagbabago.
Medyo mahalaga, nais mong mapanatili ang iyong mga empleyado na direktang nakikilos sa paglipat dahil malamang na sila ang pinaka apektado ng paglipat.
Mga Pangunahing Mga Mensahe sa Panloob
Ang mga pangunahing mensahe ay dapat na kasangkot ang tiyempo, pag-iimpake, pagsasara ng opisina, bagong layout ng opisina, at mga detalye tungkol sa bagong lokasyon.
- Timeline: Siguraduhing nakalista mo ang lahat ng mga pangunahing hakbang ng paglipat upang malaman ng lahat kung ano ang aasahan at kailan. Mga tagubilin sa pag-pack: Bigyan ng mga tagubilin ang mga tagubilin sa kung paano i-pack ang kanilang mga tanggapan o cubicle para sa paglipat. Dapat itong isama kung saan makakakuha ng mga materyales sa pag-iimpake, kung ano ang responsable sa pag-pack, at mga deadline. Mga advanced na paunawa ng anumang mga pagsara sa opisina: Sa panahon ng paglipat, maaaring kailanganin mong isara ang opisina upang paganahin ang panghuling pag-iimpake at paglipat ng mga kagamitan sa opisina at kasangkapan. Siguraduhin na alam ng iyong kawani ang mga petsang ito at kung at paano magpapatuloy ang negosyo sa paglipat at kung paano ito makakaapekto sa kanilang iskedyul sa trabaho at workload. Bagong plano sa tanggapan: Nais malaman ng mga kawani nang maaga kung ano ang magiging hitsura ng bagong puwang at kung paano itatakda ang mga tanggapan. Magkakaroon pa ba sila ng kanilang sariling puwang o magkakaroon na ba sila ng isang cubicle o open floor plan? Siguraduhin na lumikha ka ng isang paraan upang ipaalam sa mga kawani kung paano maaaring magbago ang kanilang workspace. Ang bagong lokasyon, paradahan, at magbawas opsyon: Bigyan ang mga kawani ng lahat ng impormasyon na kailangan nila tungkol sa bagong lokasyon upang maaari silang maghanda ng transportasyon sa bagong puwang.
Mga paraan upang Makipag-ugnay sa Mga Layunin sa Staff
Ang paraan ng iyong paghahatid ng mensahe ay dapat na magpasya sa pamamagitan ng uri ng mensahe na ito. Halimbawa, ang timeline ay madaling maihatid sa pamamagitan ng iyong intranet ng kumpanya; samantalang, ang mga pagsara sa opisina ay maaaring pinakamahusay na iharap sa isang pulong ng kawani upang matiyak na ang mga katanungan ay maaaring tanungin at sagutin.
- Intranet: Para sa mga kumpanya o samahan na mayroong isang intranet, kadalasan ito ang pinakamahusay na platform para sa karamihan ng mga mensahe. Pinapayagan nito ang madaling pag-update sa mga file at impormasyon na maaaring maabot ang lahat ng mga empleyado. Mga personal na pagpupulong: Hindi mahalaga kung ano ang mensahe, ang mga pulong ng kawani ay isang mabuting lugar upang gumawa ng mga anunsyo at payagan ang mga kawani na magkaroon ng isang kumpletong talakayan. Maaari mo ring gamitin ang oras ng pagpupulong upang suriin kung paano maipabatid ang impormasyon upang malaman ng mga kawani na sila ay bibigyan ng kaalaman. Email: Habang ang email ay madali, hindi palaging ang pinakamahusay na paraan upang maihatid ang impormasyon. Hindi mo nais na magpadala ng napakaraming email na hindi mahahanap ng mga tao ang impormasyon kapag kailangan nila ito. Kung gumagamit ka ng email, tiyaking ginagamit mo lamang ito upang ipaalam sa mga tao kung saan nila makuha ang impormasyon. Mga karaniwang folder: Kung wala kang intranet, pagkatapos ay lumikha ng isang karaniwang folder sa isang network drive na ma-access ng lahat. Bulletin board: Maaari kang gumamit ng isang pisikal na puwang upang mag-post ng impormasyon. Madalas itong suriin ng mga tao, at nagbibigay din ito ng isang lugar kung saan maiipon at talakayin ng mga tao ang kanilang mga alalahanin.
