nirat / Mga Larawan ng Getty
Ang piles ng papel ay isang sakit, at ang pamamahala ng isang sistema ng pag-file sa bahay ay maaaring maging isang drag. Gayunpaman, kailangan mong mag-hang sa ilang mga dokumento dahil hindi mo alam kung kailan mo kakailanganin ang mga ito.
Gaano katagal ang kailangan mong panatilihin ang iyong mga buwis, resibo, mga pahayag sa bangko, at iba pang mahahalagang dokumento? Ang bawat uri ng dokumento ay naiiba kaya gusto mong siguraduhing mapanatili ang lahat ng iyong mga gawaing papel bago pa maipaputok mo ang shredder, kahit na sa palagay mo tapos ka na sa kanila.
Pagpapanatili ng isang Magagamit na System sa Pag-file ng Bahay
Ang isang susi sa paglikha ng isang madaling gamitin na sistema ng pag-file ng bahay ay upang simulan ang pagbawas sa dami ng papel na natanggap mo. Maaari nitong mabawasan ang dami ng papel na kakailanganin mong i-shred o mag-file. Nangangahulugan ito na mapupuksa ang junk mail, pag-sign up para sa mga e-bill, at hindi pagtanggap ng mga flyers, mga kupon na hindi mo kailanman gagamitin, mga katalogo na hindi mo pa mabasa, o iba pang ephemera na naramdaman mong kailangan mong hangarin kapag alam mo na hindi talaga.
Ang pangalawang hakbang ay tiyaking mayroon kang isang mahusay na sistema ng pamamahala ng mail sa lugar. Ang mas mahusay na hawakan mo ang mail pagdating sa, mas madalas kailangan mong gawin ang isang malaking session ng pag-file, shredding, at recycling.
Mag-set up ng isang Electronic System
Ang pag-alis ng iyong pag-file ng papel sa pamamagitan ng pag-set up ng isang elektronikong sistema ng pag-file ay makakapagtipid sa iyo ng puwang at mapupuksa ka ng kalat sa papel. Ngayon, ang isang elektronikong sistema ng pag-file ay gumagawa ng maraming kahulugan dahil mas madali ito kaysa dati.
Upang makapagsimula, kailangan mo ng isang scanner at isang lugar upang maiimbak ang iyong mga file: isang folder ng system sa isang computer at pag-back up sa ulap, pati na rin isang panlabas na hard drive. Ang higit pang mga pag-backup na mayroon ka - sa bahay at sa labas ng site - mas handa kang maglagay ng tumpok ng mga gawaing papel nang hindi nababahala tungkol sa pagkawala ng isang bagay na mahalaga.
Mag-set up ng mga pangkalahatang folder para sa iba't ibang uri ng mga dokumento (hal. Sambahayan, buwis, awtomatiko, sertipiko ng kapanganakan, atbp.) Hindi mo kailangang makakuha ng masyadong tumpak sa pag-iimbak ng mga dokumento dahil mahahanap ang mga sistemang pag-file.
Pagkatapos, i-scan ang bawat dokumento at itago ito sa isang folder ayon sa mga nilalaman. Siguraduhing bigyan ang bawat isa ng isang natatanging filename upang mailarawan ito upang mabilis itong matagpuan sa pamamagitan ng pag-andar ng iyong computer. Gayundin, ang pagdaragdag ng petsa sa pagtatapos ng filename ay makakatulong sa iyo na makilala ang parehong uri ng dokumento mula sa iba't ibang mga tagal ng oras. Halimbawa, sa halip na tawagan ang utilitystatement.pdf ng iyong utility bill, pangalanan ito utilitystatement-Feb2019.pdf.
Mayroon ding isang bilang ng mga magagamit na apps na makakatulong sa mabilis mong mai-record at mag-imbak ng iba't ibang mga dokumento. Marami ang maaaring mapamamahalaan sa pamamagitan ng iyong smartphone o tablet, kaya maaari mong alisin ang mga gawaing papel (lalo na ang mga resibo) kung wala ka malapit sa iyong computer sa bahay.
Pagpapanatiling Mga Kopya
Para sa iyong pinakamahalagang dokumento, pinapayuhan ng mga eksperto na panatilihin ang maraming mga kopya. Iyon ay maaaring mangahulugan ng pagpapanatiling isang kopya sa iyong imbakan ng ulap at isa pa sa isang hard drive. Maaari din itong mangahulugan ng pagpapanatiling isang kopya sa iyong electronic filing at isang hard copy sa isang ligtas na fireproof.
Mga Dokumento na Iimbak ng Magpakailanman
Ang isang bilang ng mga dokumento ay dapat na naka-imbak magpakailanman. Ito ang pinakamahalaga na maaaring kailanganin mo sa anumang oras sa hinaharap para sa iba't ibang mga kadahilanan. Ang pagtiyak na pinananatili sila sa isang ligtas na lugar at ang isang kopya ay ligtas ay makatipid sa iyo ng maraming oras kung kinakailangan nila.
- Mga tala sa pang-akademiko: Mga diploma, transkrip, at anumang gawaing portfolio na maaaring magamit sa hinaharap kapag nag-aaplay para sa isang trabaho.Adoption paperBaptismal sertipikasyonBirth sertipikoDeath sertipikasyon: Maaaring kailanganin para sa mga layunin ng buwis.Ang lisensya ngDriverAng mga talaan ng pagsuporta: Anumang mga sugnay, kasunduan, mga file sa disiplina, at mga pagsusuri sa pagganap.Mga rekord na militarMga rekord ng MilitarMga paliparanMga rekord ng retirasyon at pensyonMga card sa Seguridad sa Sosyalidad
Mga Dokumento na Iimbak para sa isang Panahon ng Oras
Isipin ang pagkakaroon ng mga pahayag sa bangko at pang-habang-buhay na nakalagay sa iyong desk. Makalipas ang kahit isang dekada lamang, ang stack na iyon ay malamang na labis na malaki. Maraming mga uri ng mga dokumento - karamihan sa pananalapi - na dapat mong panatilihin para sa isang tiyak na tagal ng panahon, ngunit hindi mo kailangang mag-imbak magpakailanman. Maaaring kailanganin mong i-refer ang mga ito buwan-buwan o lingguhan para sa isang habang, pagkatapos lamang sila ay naging isa pang piraso ng papel na nakahiga sa paglikha ng kalat.
Ang nakakalito na bahagi ay alam kung kailan mo mapupuksa ang mga ganitong uri ng mga rekord. Walang magandang sagot para sa lahat, ngunit inirerekumenda ang mga patnubay batay sa kung ano ito:
- Mga pahayag sa Bank: Isang buwanBills: Isang taon para sa anumang bagay na may kaugnayan sa buwis o garantiya; ang lahat ng iba pang mga panukalang batas ay dapat na iwaksi sa sandaling sila ay nabayaran.Credit card bill: Nakasali kaagad kapag nabayaran.Ang mga resibo sa pagpapabuti: Panatilihin hanggang ibenta ang bahay.Mga talaan ng pag-aani: Pitong taon pagkatapos mong isara ang account o ibenta ang seguridad.Leases: Panatilihin hanggang sa lumipat ka na at natanggap mo ang iyong deposito mula sa panginoong maylupa.Pagsusuri at magbayad ng mga stubs: Isang taon, o hanggang sa natanggap mo ang iyong W-2 na pahayag para sa taon ng buwis.Sales mga resibo: Panatilihin para sa buhay ng warranty para sa mga pangunahing pagbili tulad ng appliances at electronics. Para sa mga bagay tulad ng mga pamilihan at damit, panatilihin lamang ang resibo hanggang sa malaman mo na hindi na kinakailangan upang ibalik ang paninda.Taks na dokumento: Pitong taon, kasama ang iyong pag-file at lahat ng kasamang mga dokumento tulad ng W-2s at mga resibo.Vehicle record: Panatilihin hanggang ibenta ang bangka, kotse, o motorsiklo.
Paano Mapupuksa ang Mga Dokumento
Ang mga dokumento sa shredding ay ang pangunahing paraan upang maprotektahan ang iyong sarili mula sa pagnanakaw ng pagkakakilanlan. Bilang isang pangkalahatang panuntunan, mayroong ilang mga dokumento na talagang dapat na iwaksi. Kasama dito ang anumang mga numero ng account, mga petsa ng kapanganakan, mga pangalan ng pagkadalaga, mga password at mga PIN, mga pirma, at mga numero ng Social Security.
Kung ang mga dokumento ay "aktibo" pa rin - kailangan mong hawakan ang mga ito para sa sanggunian - ilagay ang mga ito sa iyong sistema ng pag-file sa bahay ayon sa paksa. Tango lamang ang mga ito sa sandaling hindi na nila ginagamit.
Ano ang Mga Dokumento kay Shred
Kapag tapos ka na sa mga dokumentong ito at hindi na kailangan ang mga ito, huwag mag-atubiling i-shred ang mga ito:
- Mga resibo ng ATMMga pahayag ng kopyaMga kopya ng sertipiko ng sertipikoMga post at ipinagkaloob na mga tsekeMga singil sa card ng cardMga ulat ng Mga lisensya ng lisensya (expired) Mga dokumento sa pagtatrabaho na mayroong anumang pagkilala ng impormasyonMga expired na pasaporte at visaMga numero ng account ng accountMga dokumento sa anunsyo, mga stock at stock na mga ari-arianMga item na may pirma (pagpapaupa, kontrata, sulat at iba pa.) talaan ng ngipinMga manlalaro na may numero ng Social SecurityPasswords o PIN numberPay stubsPre-aprubahan ng credit card applicationReceipts na may pagsusuri sa mga numero ng account, mga numero ng credit card, o anumang iba pang pagkilala sa impormasyonMga form ng Mga Taksak na may pagkilala ng impormasyonTravel itinerariesMga tiket ng eroplanoMga bill ng kakayahang magamit (telepono, gas, electric, tubig, cable TV, internet, atbp.)
Lahat ng iba pa - tulad ng papeles - maaari mo lamang ulitin. Tiyaking magkaroon ng isang nababaluktot na sistema ng pag-file upang mai-tsek ang mga dokumento na ito. Magandang ideya din na makapasok sa iyong mga naka-imbak na dokumento nang regular. Subukang gawin ito kapag nagbabayad ng mga perang papel, pagsampa ng iyong mga buwis, o pag-aalaga ng isang katulad na paulit-ulit na gawain upang hindi mo makalimutan at ang iyong papeles ay mawawala sa kamay.
