Caiaimage / Sam Edwards / Mga imahe ng Getty
Ang email ay isa sa mga pangunahing paraan ng pagpapadala ng nakasulat na komunikasyon ngayon ang mga tao, at malamang na hindi na ito magbabago. Ito ay madali, mabilis, at hindi nangangailangan ng isang selyo.
Nawala ang mga araw kung kailan kailangan mong maghintay ng isang linggo o higit pa para sa isang liham o tugon sa mail. Hindi kinakailangan na gumawa ng mga emergency na tumatakbo sa tanggapan ng post upang timbangin ang iyong mga sobre at kunin ang sapat na mga selyo para sa mga panukalang batas at mga titik. Sa katunayan, maraming tao ang hindi pa nakipag-usap sa isang sobre o nagpadala ng isang sulat sa pamamagitan ng US Post Office.
Ang email ay naging isa sa pinakamadali at pinakamabilis na paraan upang makipag-usap nang personal at sa negosyo. Ito ay naging isang kababalaghan na ang mapagkakatiwalaang Serbisyo ng Estados Unidos ay naghihirap upang makahanap ng mga paraan upang manatili sa negosyo.
Walang nakakagulat na ang etika sa email, na madalas na tinutukoy bilang Netiquette, ay isang mainit na paksa para sa kasalukuyang kultura. Ang mga email ay ipinapadala araw-araw sa pamamagitan ng isang malawak na seksyon ng populasyon ng Amerikano. Karamihan sa mga negosyo ay gumagamit ng email upang makipag-usap sa mga empleyado sa buong araw. Halos bawat sambahayan ay may hindi bababa sa isang computer na may pag-access sa internet at sa loob ng mga kabahayan ay ang mga ina, ama, anak, kabataan at marahil kahit mga lola, kasama ang lahat o karamihan sa mga ito ay tumatanggap at nagpapadala ng mga email.
Nakatira kami sa isang microwave, lipunan na hinihimok ng internet, at walang nagnanais na maglaan ng oras upang magsulat ng isang liham na liham, kahit na ito ay mas intimate at personal. Gayunpaman, maraming mga pangyayari kung saan mas mahusay ang gumagana sa email kaysa sa mail na suso. Narito ang ilang mga tuntunin sa pag-uugali at hindi dapat tandaan kapag nagsusulat ka ng mga tala sa email.
- Maghanda. Bago ka magsimulang mag-type ng isang email, kung ito ay isang paunang tala o tugon, dapat mong tanungin ang iyong sarili kung ano ang nais mong makipag-usap. Sa madaling sabi, ano ang iyong layunin sa pagsulat? Kapag alam mo, maaari mong basahin ang nakumpletong email bago ipadala ito upang matiyak na nakamit mo ang iyong layunin. Kung ginagawa nito ang grado, pagkatapos ay ipadala ito; kung ang teksto ay nakalilito, malupit, o hindi maliwanag, kung gayon marahil dapat kang magsimula muli. Makipag-usap. Tandaan na nakikipag-usap ka sa isang tunay na tao na tatanggap ng mail na ito. Sa pag-iisip, dapat mong talakayin ang pangalan sa tao at maging magalang. Kung ito ay tugon sa isang natanggap na email dapat mong maglaan ng oras upang matugunan ang anumang mga katanungan o kahilingan nang maaga sa tala. Huminga. Lahat tayo ay nagkasala sa ilang sandali o sa iba pang pagkawala ng aming pagkakaunawaan. Kung nakatanggap ka ng isang email na nagagalit o nagagalit sa iyo, huwag tumugon nang mabait. Dumaan sa mataas na kalsada at tumugon lamang upang kilalanin ang pagtanggap o maglaan ng ilang oras bago tumugon upang makakalma ka at tumugon nang may mahusay na naisip na mensahe. Hindi mo nais na tumugon sa isang email (o anumang iba pang anyo ng komunikasyon) sa galit. Kapag nagagalit tayo ay may posibilidad nating sabihin (o isulat) ang mga bagay na hindi natin sinasadya o hindi kailangang sabihin. Tandaan na sa sandaling maipadala ang iyong email, nasa labas ito magpakailanman. Maging transparent. Ang iyong linya ng paksa ay dapat na isang tunay na representasyon kung bakit nakikipag-ugnay ka sa tatanggap. Gumamit ng mga parirala na nauugnay sa paksa ng mail. Totoo ito kung nagsusulat ka ng isang negosyo o personal na email. Halimbawa, kung nagsusulat ka ng isang email sa iyong ina tungkol sa kanyang pagbisita sa susunod na linggo, dapat basahin ang iyong linya ng paksa tulad ng, "Ang iyong pagbisita." Pananaliksik. Kung nagpapadala ka ng isang email sa isang kasama sa negosyo, nararapat na magamit mo ang kanyang huling pangalan at pamagat. Gawin ang pananaliksik at talakayin nang tama ang tatanggap. Ang pangulo ng kumpanya ay maaaring matugunan bilang G. Taylor o Pangulong Taylor. Spellcheck. Mahalaga ang paggamit ng spell check kapag nakikipag-usap ka sa pagsulat. Kapag nagpadala ka ng isang tala na puno ng mga pagkakamali, ipinapabatid nito na ikaw ay tamad o hindi mo binibigyang pansin ang detalye. Subukan na palaging patakbuhin ang spellcheck o gumamit ng isang programa na awtomatikong naitama. At pagkatapos ay basahin ito muli upang matiyak na ang mga salitang nais mong gamitin ay hindi awtomatikong naitama sa ibang bagay. Proofread. Dapat kang kumuha ng dagdag na ilang segundo o minuto na kinakailangan upang makagawa ng isang mabilis na proofread ng anumang email na balak mong ipadala. Dalhin ang oras na ito upang i-edit ang anumang mga hindi nakagulat na mga pangungusap o upang ilagay ang anumang nawawalang mga bantas. Panoorin ang tono. Minsan maaaring mag-iba ang isang email mula sa kung paano mo inilaan. Napakahalaga ng tono ng iyong email at kasinghalaga ng iyong mensahe. Dahil ito ay nakasulat na komunikasyon, dapat mong tiyakin na ang iyong tono ay kaaya-aya at na ito ay isang tunay na representasyon ng nais mong sabihin. Alalahanin na ang iyong tatanggap ay hindi maririnig ang chuckle sa iyong boses o makita ang ngiti sa iyong mukha. Maliban kung nais mong ipakilala ang lahat ng iyong isinusulat, dapat mong iwasan ang anumang wika sa email na maaaring maling mali sa anumang paraan. Maging maikli at matamis. Subukang huwag sumulat ng isang nobela kapag nag-email ka. Karamihan sa mga tao ay talagang hindi nais na basahin iyon sa isang email. Kung ang email ay kinakailangang mahaba, subukang tulungan ang tatanggap sa pamamagitan ng pag-highlight ng mga pangunahing konsepto, paggamit ng mga puntos ng bala, o pagbubuod ng paksa sa pambungad na talata. Makipag-usap nang mabuti. Hindi mo nais na lituhin ang iyong mambabasa, kaya't gumastos ng oras upang maging malinaw at maigsi sa iyong pagsulat. Kung nag-email ka sa isang kaibigan, maaari kang maging mas kaswal sa iyong estilo ng pagsusulat. Gayunpaman, kung ito ay komunikasyon sa negosyo, gumamit ng wastong gramatika at iwasan ang paggamit ng mga simbolo o emojis na ginagawang hindi ka gaanong propesyonal.
Ang komunikasyon sa email ay napakapopular. Maglaan ng oras upang makisali sa gintong Panuntunan, at pupunta ka sa isang mahabang paraan patungo sa pagiging isang makintab na netiquette pro.
